Wie funktioniert das Regiecenter?

Dieser Leitfaden beschreibt Schritt für Schritt, wie Einträge im Regiecenter von KOBOLD CONTROL fachlich korrekt bearbeitet und interpretiert werden. Ziel ist eine nachvollziehbare Projektkalkulation als Grundlage für Controlling, Einsatzplanung und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen.

1. Zweck des Regiecenters

Das Regiecenter ermöglicht es, zu unterschiedlichen Stichtagen eine strukturierte Projektkalkulation vorzunehmen. Es bildet den Zusammenhang zwischen:

• Honorar,

• Fremdleistungen,

• Budget,

• kalkulierten Stundensätzen,

• Soll‑ und Planstunden,

• Projektstand IST

ab und stellt diese Informationen für Auswertungen und Planungen bereit.

Die Berechnungen basieren immer auf dem Honorar, welches:

• entweder automatisch aus der Honorarermittlung übernommen wird,

• oder manuell eingetragen und verteilt werden kann.

2. Stichtag anlegen oder bearbeiten

• Im Regiecenter werden Kalkulationen stichtagsbezogen geführt

• Für Änderungen wird entweder:

  • ein bestehender Stichtag bearbeitet oder

  • ein neuer Stichtag angelegt, um Entwicklungen nachvollziehbar zu dokumentieren

Empfehlung: Bei wesentlichen Änderungen (Honorar, Budget, Projektstand) immer neuen Stichtag anlegen.

3. Fremdleistung planen

Zweck

Geplante Fremdleistungen reduzieren das für das eigene Büro verfügbare Honorar (Eigenhonorar).

Vorgehen

• Fremdleistungen können je Honorarposition:

  • als Prozentsatz oder

  • als absolute €‑Summe erfasst werden

Ergebnis

• KOBOLD CONTROL berechnet automatisch das Eigenhonorar:

Honorar – Fremdleistung = Eigenhonorar

Wichtig:

• Fremdleistungen wirken sich direkt auf Budget, Sollstunden und Wirtschaftlichkeit aus

4. Budget

Zweck

Das Budget definiert den intern geplanten Kostenrahmen für die Projektbearbeitung.

Berechnung

• Das Budget wird prozentual vom Eigenhonorar berechnet

• Ein Standard‑Budget kann:

  • in den Einstellungen projektübergreifend vorbelegt werden

  • im Projekt individuell angepasst werden

Beispiel

• Eigenhonorar: 100.000 €

• Budget: 80 %

• → Budget = 80.000 €

5. Kalkulierte Stundensätze

Zweck

Kalkulierte Stundensätze bilden die realistischen Kosten je Stunde pro Tätigkeit ab.

Berechnungslogik

KOBOLD CONTROL ermittelt je Tätigkeit einen durchschnittlichen Stundensatz auf Basis von:

• ausgewählten Zeiträumen,

• Projekt‑ bzw. Projektarten,

• eingesetzten Mitarbeitergruppen,

• deren tatsächlichem Verhältnis in den Tätigkeiten

Wichtiger Bestandteil

Der Gemeinkostenfaktor ist in den kalkulierten Stundensätzen enthalten.

Damit berücksichtigen die Stundensätze:

• Personalkosten

• Gemeinkosten (z. B. Verwaltung, IT, Miete)

6. Sollstunden

Zweck

Sollstunden zeigen, wie viele Stunden rechnerisch zur Verfügung stehen, um das Budget einzuhalten.

Berechnung

Sollstunden = Budget ÷ kalkulierter Stundensatz

Die Berechnung erfolgt:

• je Tätigkeit

• automatisch durch KOBOLD CONTROL

7. Planstunden

Zweck

Planstunden bilden die bewusste, fachliche Planung des Projekts ab.

Vorgehen

• Über den Button „Planstunden“ können die Sollstunden direkt übernommen werden

• Anschließend können die Planstunden:

  • manuell angepasst werden

  • auf Basis von Erfahrungswerten oder Projektbesonderheiten verändert werden

Ergebnis

• Aus Planstunden × kalkuliertem Stundensatz ergeben sich die Plankosten

Empfehlung: Planstunden nicht blind übernehmen, sondern projektindividuell prüfen.

8. Projektstand IST

Zweck

Der Projektstand IST bildet den subjektiv eingeschätzten Leistungsfortschritt ab.

Eigenschaften

• Prozentuale Angabe

• Nicht automatisch berechnet

• Dient der Gegenüberstellung von:

  • geplanten Leistungen

  • tatsächlich erbrachten Leistungen

 Der Projektstand IST ist ein steuerndes Controlling‑Instrument, kein reiner Rechenwert.

9. Zusammenhang zur Einsatzplanung

Die im Regiecenter ermittelten Werte bilden die Grundlage für:

• realistische Mitarbeitereinsatzplanung,

• Kapazitätssteuerung,

• frühzeitiges Erkennen von Budget‑ und Stundenabweichungen.

Insbesondere die Planstunden je Tätigkeit sind entscheidend für eine effektive Einsatzplanung.

10. Best‑Practice‑Hinweise

• Regelmäßig neue Stichtage anlegen

• Fremdleistungen frühzeitig pflegen

• Budget bewusst festlegen und prüfen

• Planstunden aktiv steuern, nicht nur übernehmen

• Projektstand IST realistisch einschätzen

• Regiecenter regelmäßig im Projektverlauf aktualisieren

11. Zusammenfassung

Das Regiecenter ist das zentrale Steuerungsinstrument für:

• Projektwirtschaftlichkeit

• Kostenkontrolle

• Ressourcenplanung

Eine saubere Pflege der Einträge ermöglicht fundierte Entscheidungen und transparente Projektsteuerung.