Start in Kobold, die Checklist!

1. Mitarbeiter anlegen und vorbereiten

Prüfen Sie zunächst, ob alle Mitarbeitenden mit einem eigenen Profil im System angelegt wurden.

Für jeden Mitarbeiter sollten außerdem die wichtigsten Grundlagen gepflegt sein:

Soll-Stunden sind hinterlegt
ein Feiertagskalender ist zugewiesen
Gehalt oder Stundenlohn ist eingetragen
eine passende SBG-Regel / Überstundenregel ist festgelegt
dem Mitarbeiter ist eine Rolle zugewiesen

Zusätzlich sollte geklärt sein, ob alle Mitarbeitenden im Umgang mit der Zeiterfassung geschult wurden.

2. Projektstruktur festlegen

Vor dem Start sollte eine sinnvolle Projektstruktur definiert werden. Dazu gehören insbesondere folgende Fragen:

Wie möchten Sie mit Aufträgen arbeiten?
Welche Unterprojekte sollen verwendet werden?
Welche Tätigkeiten und Aufgaben werden benötigt?
Wurden die Verknüpfungen zwischen Tätigkeiten und Aufgaben korrekt eingerichtet?

Auch typische Abwesenheits- und Sondertätigkeiten sollten bereits angelegt sein, zum Beispiel:

Urlaub
Krankheit
Schulung
sonstige interne Zeiten

Wenn diese genutzt werden sollen, prüfen Sie bitte auch, ob die automatische Anwesenheitsbuchung aktiviert wurde.

3. Weitere wichtige Stammdaten prüfen

Neben Mitarbeitern und Projekten sollten auch die übrigen Stammdaten vollständig vorbereitet sein.

Dazu gehört zum Beispiel:

es wurden mehrere Projektstatus angelegt
die Status für „abgeschlossen“ wurden eindeutig definiert
die benötigten Mitarbeitergruppen wurden angelegt
die erforderlichen Unternehmens- bzw. Bürostandorte wurden definiert

4. Grundlagen für Kosten und Gemeinkostenfaktor

Wenn Sie mit Kosten und Auswertungen arbeiten, sollten auch diese Stammdaten geprüft werden:

alle relevanten Stammdaten für die Gemeinkostenfaktor-Berechnung sind benannt
die Kostenarten aus Ihrer betriebswirtschaftlichen Auswertung wurden in sinnvoller Reihenfolge hinterlegt
eine eigene Kostenart für Nachunternehmer- bzw. Subunternehmerleistungen wurde eingerichtet

5. Allgemeine Einstellungen in der Administration

Unter Administration → Einstellungen sollten die zentralen Systemvorgaben geprüft werden.

Wichtige Punkte sind dabei:

der Berechnungszeitraum des Gemeinkostenfaktors ist eingestellt
der Startwert des Gemeinkostenfaktors wurde geprüft
das erweiterte Arbeitszeitmodell ist passend aktiviert oder deaktiviert
die Option Fortschreibung = Projektstand wurde geprüft
ein sinnvoller Vorgabewert für Budgets wurde definiert

6. Rechnungsstellung vorbereiten

Falls Sie mit der Rechnungsstellung arbeiten, sollte außerdem geprüft werden:

Wurde mindestens eine Rechnungsvorlage an Ihr eigenes Layout angepasst?
Sind die benötigten Vorlagen für Ihre spätere Ausgabe bereits vorbereitet?

Kurzfazit

Ein guter Start mit KOBOLD CONTROL gelingt vor allem dann, wenn vorab drei Bereiche sauber vorbereitet sind:

Mitarbeiter und Rollen
Projekt- und Tätigkeitsstruktur
Stammdaten, Einstellungen und Vorlagen

Wenn diese Grundlagen vollständig eingerichtet sind, lassen sich Zeiterfassung, Auswertungen, Projektsteuerung und Rechnungsstellung deutlich reibungsloser nutzen.