DATEV-Schnittstelle

1. Überblick

Mit der Version 23.2.0 wurde KOBOLD CONTROL um eine DATEV-Schnittstelle erweitert. Diese ermöglicht es, Buchungsdatensätze aus freigegebenen Ausgangsrechnungen als DATEV‑Stapelbuchungsdateien zu exportieren und an den/die Steuerberater:in zu übermitteln.

Die exportierten Daten können z. B. in DATEV Mittelstand oder DATEV Rechnungswesen weiterverarbeitet werden.

KOBOLD CONTROL ist dabei ein Vorsystem und ersetzt keine Finanzbuchhaltung.

2. Voraussetzungen

2.1 Systemvoraussetzungen

• KOBOLD CONTROL ab Version 23.2.0

• Aktiviertes DATEV-Modul

2.2 Aktivierung der DATEV-Schnittstelle

In Administration → Einstellungen müssen folgende Optionen auf „Ja“ gesetzt sein:

• GoBD / elektronische Rechnungsstellung

• DATEV-Schnittstelle

Wichtiger Hinweis
Vor der Aktivierung der GoBD-Option müssen alle Rechnungen, die noch freigegeben werden sollen, vorher freigegeben sein.

Nach der Aktivierung ist ein Neustart von KOBOLD CONTROL erforderlich.

Anschließend erscheint unter Honorare → Rechnungen die neue Schaltfläche „DATEV“.

3. Einstieg in die DATEV-Schnittstelle

Aufruf über: Honorare → Rechnungen → DATEV

Hier können:

• DATEV‑Einstellungen gepflegt

• Buchungsdatensätze verwaltet

• Buchungsstapel erzeugt und versendet werden

4. Einstellungen DATEV

Die Einstellungen öffnen Sie über die Schaltfläche „Einstellungen → DATEV“.

4.1 Angaben aus dem Steuerbüro (Pflichtangaben)

Folgende Informationen erhalten Sie von Ihrem Steuerberater / Ihrer Steuerberaterin:

• Berater‑Nummer
  Beraternummer des Steuerbüros

• Mandanten‑Nummer
  Mandantennummer Ihres Unternehmens beim Steuerberater

• Wirtschaftsjahr beginnt im
  Monat des Wirtschaftsjahres (meist Januar, ggf. unterjährig)

• Aktuelles Wirtschaftsjahr
  Jahreszahl des aktuellen Wirtschaftsjahres

• E‑Mail
  Zieladresse für den Versand der Buchungsstapel

• Sachkontenlänge
  z. B. 4‑, 5‑ oder 6‑stellig

• Sachkontenrahmen
  SKR‑03 oder SKR‑04

• Akonto‑Rechnungen (Automatikkonto)
  SKR‑03: typischerweise 1718
  SKR‑04: typischerweise 3272

• Erlöskonto (Automatikkonto)
  SKR‑03: typischerweise 8400
  SKR‑04: typischerweise 4400

4.2 Debitorenkonten

• Individuelle Personenkonten
  Standardfall: Jeder Debitor erhält ein eigenes Konto (Bereich 10000–69999)

• Sammelkonten – Option „Standard“
  Debitoren werden alphabetisch Sammelkonten zugeordnet (z. B. A → 10001)

• Sammelkonten – Option „Nummern aus dem Reiter …“
  Manuelle Definition der Sammelkonten je Anfangsbuchstabe

4.3 Weitere Optionen (ohne Steuerberater)

• Anzeigedauer Rechnungen
  Zeitraum (in Tagen), wie lange übermittelte Datensätze angezeigt werden

• Sach‑/Personenkonten bei Verwendung prüfen
  Prüfung von Nummernformat, Stellenanzahl und Gültigkeit

5. Auswirkungen auf Rechnungsdokumente

Mit aktivierter DATEV‑Schnittstelle wird der Rechnungsdialog um einen DATEV‑Bereich erweitert.

Da DATEV nur zwischen Anzahlungsrechnungen und (Teil‑)Schlussrechnungen unterscheidet, muss festgelegt werden, wie KOBOLD‑Rechnungen buchhalterisch behandelt werden.

5.1 Zuordnung der Rechnungsarten

KOBOLD CONTROL	DATEV‑Rechnungsart	Anmerkung
Akonto‑Rechnung	Anzahlungsrechnung	–
Teil‑Rechnung	Anzahlungsrechnung oder Teil‑Schlussrechnung	Entscheidung erforderlich
Schluss‑Rechnung	Schlussrechnung	–
Akonto ohne Honorarabzug	Anzahlungs‑ oder Schlussrechnung	Schlussrechnung notwendig, damit DATEV aktiviert
Angebot	–	nicht relevant für DATEV
Sicherheitseinbehalt	–	nicht relevant für DATEV

Die Zuordnung kann:

• beim Erstellen

• beim Bearbeiten

• oder bei der Freigabe festgelegt werden.

6. Buchungsdatensätze erzeugen

Mit der Freigabe einer Rechnung wird automatisch ein DATEV‑Buchungsdatensatz erzeugt.

 Zahlungen, die in KOBOLD CONTROL erfasst werden, werden nicht an DATEV übergeben.

7. Arbeiten im DATEV‑Dialog

Der DATEV‑Dialog besteht aus drei Reitern:

7.1 Reiter „Rechnungen für DATEV“

Hier stehen alle freigegebenen Rechnungen, die noch nicht übermittelt wurden.

Möglichkeiten:

1. Nach DATEV übermitteln
   → Versand per Datei oder E‑Mail

2. Rechnungen ignorieren
   → Datensätze werden nach „Übermittelte Rechnungen“ verschoben, ohne Versand

7.2 Reiter „Übermittelte Rechnungen“

• Bereits versendete oder als übermittelt markierte Datensätze

• Rückverschieben möglich (Achtung: Doppelbuchungen in DATEV!)

• Anzeige nur für die definierte Anzahl an Tagen

7.3 Reiter „Gesendete Daten“

• Archiv der versendeten Buchungsstapel

• Möglichkeit zum erneuten Versenden

Erneuter Import in DATEV kann zu Fehlern führen und muss dort manuell korrigiert werden.

8. Buchungsstapel versenden

Beim Übermitteln erscheint ein Dialog:

• Buchungstext für den Steuerberater (frei editierbar)

• Optional: Verschlüsselte ZIP‑Datei mit Kennwort

Versandoptionen

Buchungsdaten als Datei speichern

• Lokaler Speicherpfad

• Übergabe z. B. per USB oder manuell

Buchungsdaten an den Steuerberater senden

• Versand per E‑Mail

• Empfänger aus DATEV‑Einstellungen vorbelegt

9. Buchungslogik (technischer Hinweis)

Dokument	Konto	Gegenkonto	Hinweis
Anzahlungsrechnung	Debitor	Akonto‑Konto	–
Teil‑/Schlussrechnung	Debitor	Erlöskonto	–
Storno	Akonto‑ oder Erlöskonto	Debitor	Generalumkehr
Gutschrift	Akonto‑ oder Erlöskonto	Debitor	Forderungskorrektur

Aktuell werden ausschließlich Automatik‑Sachkonten für die Umsatzsteuer verwendet.

10. Wichtige Hinweise

• Anzahlungsrechnungen werden bei Teil‑/Schlussrechnungen nicht automatisch aktiviert

• Aktivierung erfolgt in DATEV durch den Steuerberater

• Doppelimporte führen zu Fehlern in DATEV

11. Zusammenfassung

Die DATEV‑Schnittstelle in KOBOLD CONTROL ermöglicht eine strukturierte, sichere Übergabe von Rechnungsbuchungen an DATEV. Voraussetzung sind korrekt gepflegte Einstellungen und eine saubere Abstimmung mit dem Steuerbüro.

Der empfohlene Ablauf:

1. Einstellungen mit Steuerberater klären

2. DATEV aktivieren

3. Rechnungen korrekt zuordnen

4. Buchungsstapel regelmäßig exportieren

5. Doppelbuchungen vermeiden